第六屆(2010年)韓國來訪暨五週年慶檢討會會議記錄
會議日期
2010年6月4日 20:00
內容
地點：輔導會長公館
主席：林櫻采．王英丞
司儀：
紀錄：歐雅文
出席：林櫻采、郝紹淳、張永墩、劉靜樺、姜馨儀、王英丞
列席：
請假：
缺席：
內容：
主席致詞：檢討會的目的是透過大家討論，列出此次活動中之缺點並做檢討，做為日後改進之方向，透過這樣的經驗傳承，將活動辦得更精采、過程更加流暢。在開始討論前有些感受與大家分享：承辦活動前自己有很多想法及點子，但實際遇到的狀況卻不同所想，從這次經驗中其實也學習到很多辦活動的技巧及了解活動的意義；感謝大家盡心盡力的付出，讓我很感動，有任何意見都可以提出來，但請各位針對活動內容提出改善意見而非針對個人批評，謝謝！
案由(一)：接待韓國豐基姐妹會活動行程檢討，請討論案。
(提案人：林理事 櫻采、副署人：王副會長 英丞〉
說明：為達經驗傳承及活動更加精采與流暢。
辦法：經討論後，送交理事會審議通過。
決議：
1.行程規劃後需先進行實勘，實勘後再做行程確定，以確保行程之流暢度及避免各方面的失誤。
2.定點旅遊和參觀行程要平衡規劃，避免體力的消耗、透支。
3.行程中可安排free time，讓彼此都有喘息的時間。
4.行程規劃盡可能規劃沒有危險性的活動及地點。
案由(二)：接待韓國豐基姐妹會工作分配及執行檢討，請討論案。
(提案人：姜理事 馨儀、副署人：江理事 奇峰)
說明：為達經驗傳承及工作分配與執行更加有效率。
辦法：經討論後，送交理事會審議通過。
決議：
1.工作分配需有職務代理人，以防突發狀況。
2.分配工作時要溝通清楚職責與工作內容，並予以落實以達效率。
3.可安排機動組人員，以應付突發狀況。
案由(三)：接待韓國豐基姐妹會財務表審查案。
〈提案人：劉財務長 靜樺、副署人：陳理事 瑋聰〉
說明：為達財務公正、公平與透明化，於檢討會會議審查之。
辦法：經審查後，送交理事會通過。（附件一）
決議：修正後通過。
案由(四)：五週年慶典檢討，請討論案。〈提案人：蔡秘書長 瑞文、副署人：姜理事 馨儀〉
說明：為達經驗傳承及活動更加精采與流暢。
辦法：經討論後，送交理事會審議通過。
決議：擇日召開，另行發文通知。
案由(五)：五週年慶典財務表審查案。〈提案人：劉財務長 靜樺、副署人：陳理事 瑋聰〉
說明：為達財務公正、公平與透明化，於檢討會會議審查之。
辦法：經審查後，送交理事會通過。（附件二）
決議：擇日召開，另行發文通知。
九、臨時動議：無
十、自由發言
櫻采：
1.在行程規劃上，我自己有疏失，實勘應該是在行程確認前執行，而非行程確認後，實際狀況與網路資訊有出入。
2.各位小組長很盡心，但工作分配很重要，這一次沒有發揮極至，以至於有些手忙腳亂。
3.感謝昱菀夫人幫忙準備餐點，以及玉琴夫人的協助，其實每個人多一點付出，活動較順暢，總幹事也不至於太累。
4.有任何不愉快或狀況討論時，請不要在姐妹會面前表現出來，因為雖然語言不通，但眼睛是雪亮的，可以從表情及眼神看出來。
5.宣導喝酒的文化：招待的對象是豐基姐妹會而非自己會內人員，其實在明德會館那一晚，高梁酒一送到很多人就閃躲了，不盡然都很愛喝、很會喝，只有少數幾個人。
6.在和韓國姐妹會交流時，如果有專業人士在就可以搭起溝通橋樑，建議在理事會時學習約五分鐘的韓語會話。
馨儀：
1.如果可以先大約知道來訪人員的狀況，如飲食習慣、住宿習慣或禁忌…等，在製作活動手冊及房間安排上會更適當、順利，也不至於失禮。
2.前會長宴的餐點安排不適合，第一天晚上已經烤肉了，第二天晚上又吃烤肉，大家的食慾都不佳，很可惜。
3.不要所有的事情都要求總幹事做，要互助、事先安排和機動性。
紹淳會長：
1.開檢討會是為了辦活動能進步、不再犯同樣的錯，一定要對事不對人。
2.原本看明德會館的外觀有點小失望，但飯店乾淨、整潔，還不錯。
3.從明德會館(故宮附近)到總統府，又從總統府回故宮博物院參觀，活動行程缺乏流暢度。
4.馨儀製作的小卡片、名牌…等，很精緻、很溫馨，感謝馨儀理事的付出。
5.規劃行程時，參觀行程和定點式旅遊要平衡穿插，不然在體力上會覺得比較累。
6.這次在飲料、茶水提供方面有疏失，建議事先安排機動組人員處理，但盡量不要讓前會長夫人處理買飲料、跑腿…等工作，除了對夫人的尊重外，也不會在韓國人面前覺得失禮。
7.非常感謝昱菀夫人及玉琴夫人對這次活動不分彼此的付出。
8.在王功蚵寮的活動中，韓國豐基會長夫人受傷了，以後在安排行程上要特別注意地點安排上之安全，另外，往後隨行中要準備急救箱。
雅文：建議在睡前召開工作檢討會，可撥出10～20分鐘時間，針對當天活動進行檢討，以求立即改進。
輔導會長：1.大家都很辛苦，檢討會出席人員少，總幹事不要太在意，辦活動前總幹事可先參考前一年的檢討會會議記錄，才可避免犯同樣的錯。
2.想法和做法不同是會有落差的，透過檢討這也是一種學習與成長。
3.前會長宴安排去望高寮烤肉，其實是我自己想太多，怕桌菜韓國人吃不慣，才會這樣安排。
4.以後在三天行程中，至少安排一餐傳統韓國料理。
5.前會長宴時，因會長回去拿禮物，大家都在等他開動，對豐基姐妹會有點失禮，會長如果要拿東西可以調動會兄幫忙。
十一、散會
主席：林櫻采．王英丞
司儀：
紀錄：歐雅文
出席：林櫻采、郝紹淳、張永墩、劉靜樺、姜馨儀、王英丞
列席：
請假：
缺席：
內容：
主席致詞：檢討會的目的是透過大家討論，列出此次活動中之缺點並做檢討，做為日後改進之方向，透過這樣的經驗傳承，將活動辦得更精采、過程更加流暢。在開始討論前有些感受與大家分享：承辦活動前自己有很多想法及點子，但實際遇到的狀況卻不同所想，從這次經驗中其實也學習到很多辦活動的技巧及了解活動的意義；感謝大家盡心盡力的付出，讓我很感動，有任何意見都可以提出來，但請各位針對活動內容提出改善意見而非針對個人批評，謝謝！
案由(一)：接待韓國豐基姐妹會活動行程檢討，請討論案。
(提案人：林理事 櫻采、副署人：王副會長 英丞〉
說明：為達經驗傳承及活動更加精采與流暢。
辦法：經討論後，送交理事會審議通過。
決議：
1.行程規劃後需先進行實勘，實勘後再做行程確定，以確保行程之流暢度及避免各方面的失誤。
2.定點旅遊和參觀行程要平衡規劃，避免體力的消耗、透支。
3.行程中可安排free time，讓彼此都有喘息的時間。
4.行程規劃盡可能規劃沒有危險性的活動及地點。
案由(二)：接待韓國豐基姐妹會工作分配及執行檢討，請討論案。
(提案人：姜理事 馨儀、副署人：江理事 奇峰)
說明：為達經驗傳承及工作分配與執行更加有效率。
辦法：經討論後，送交理事會審議通過。
決議：
1.工作分配需有職務代理人，以防突發狀況。
2.分配工作時要溝通清楚職責與工作內容，並予以落實以達效率。
3.可安排機動組人員，以應付突發狀況。
案由(三)：接待韓國豐基姐妹會財務表審查案。
〈提案人：劉財務長 靜樺、副署人：陳理事 瑋聰〉
說明：為達財務公正、公平與透明化，於檢討會會議審查之。
辦法：經審查後，送交理事會通過。（附件一）
決議：修正後通過。
案由(四)：五週年慶典檢討，請討論案。〈提案人：蔡秘書長 瑞文、副署人：姜理事 馨儀〉
說明：為達經驗傳承及活動更加精采與流暢。
辦法：經討論後，送交理事會審議通過。
決議：擇日召開，另行發文通知。
案由(五)：五週年慶典財務表審查案。〈提案人：劉財務長 靜樺、副署人：陳理事 瑋聰〉
說明：為達財務公正、公平與透明化，於檢討會會議審查之。
辦法：經審查後，送交理事會通過。（附件二）
決議：擇日召開，另行發文通知。
九、臨時動議：無
十、自由發言
櫻采：
1.在行程規劃上，我自己有疏失，實勘應該是在行程確認前執行，而非行程確認後，實際狀況與網路資訊有出入。
2.各位小組長很盡心，但工作分配很重要，這一次沒有發揮極至，以至於有些手忙腳亂。
3.感謝昱菀夫人幫忙準備餐點，以及玉琴夫人的協助，其實每個人多一點付出，活動較順暢，總幹事也不至於太累。
4.有任何不愉快或狀況討論時，請不要在姐妹會面前表現出來，因為雖然語言不通，但眼睛是雪亮的，可以從表情及眼神看出來。
5.宣導喝酒的文化：招待的對象是豐基姐妹會而非自己會內人員，其實在明德會館那一晚，高梁酒一送到很多人就閃躲了，不盡然都很愛喝、很會喝，只有少數幾個人。
6.在和韓國姐妹會交流時，如果有專業人士在就可以搭起溝通橋樑，建議在理事會時學習約五分鐘的韓語會話。
馨儀：
1.如果可以先大約知道來訪人員的狀況，如飲食習慣、住宿習慣或禁忌…等，在製作活動手冊及房間安排上會更適當、順利，也不至於失禮。
2.前會長宴的餐點安排不適合，第一天晚上已經烤肉了，第二天晚上又吃烤肉，大家的食慾都不佳，很可惜。
3.不要所有的事情都要求總幹事做，要互助、事先安排和機動性。
紹淳會長：
1.開檢討會是為了辦活動能進步、不再犯同樣的錯，一定要對事不對人。
2.原本看明德會館的外觀有點小失望，但飯店乾淨、整潔，還不錯。
3.從明德會館(故宮附近)到總統府，又從總統府回故宮博物院參觀，活動行程缺乏流暢度。
4.馨儀製作的小卡片、名牌…等，很精緻、很溫馨，感謝馨儀理事的付出。
5.規劃行程時，參觀行程和定點式旅遊要平衡穿插，不然在體力上會覺得比較累。
6.這次在飲料、茶水提供方面有疏失，建議事先安排機動組人員處理，但盡量不要讓前會長夫人處理買飲料、跑腿…等工作，除了對夫人的尊重外，也不會在韓國人面前覺得失禮。
7.非常感謝昱菀夫人及玉琴夫人對這次活動不分彼此的付出。
8.在王功蚵寮的活動中，韓國豐基會長夫人受傷了，以後在安排行程上要特別注意地點安排上之安全，另外，往後隨行中要準備急救箱。
雅文：建議在睡前召開工作檢討會，可撥出10～20分鐘時間，針對當天活動進行檢討，以求立即改進。
輔導會長：1.大家都很辛苦，檢討會出席人員少，總幹事不要太在意，辦活動前總幹事可先參考前一年的檢討會會議記錄，才可避免犯同樣的錯。
2.想法和做法不同是會有落差的，透過檢討這也是一種學習與成長。
3.前會長宴安排去望高寮烤肉，其實是我自己想太多，怕桌菜韓國人吃不慣，才會這樣安排。
4.以後在三天行程中，至少安排一餐傳統韓國料理。
5.前會長宴時，因會長回去拿禮物，大家都在等他開動，對豐基姐妹會有點失禮，會長如果要拿東西可以調動會兄幫忙。
十一、散會
發佈單位
黎明